Wie virtuelle Teamführung funktionieren kann
Die Digitalisierung verändert die Anforderungen an die Teamführung. Führungskräfte benötigen Veränderungskompetenz, Entscheidungsfähigkeit in der VUCA-Welt, Kompetenz zur Kulturentwicklung und zum Selbstmanagement. Doch wie steht es um die Führung, wenn diese ohne persönlichen Kontakt erfolgt? Führung vor Ort kann nicht unmittelbar in ein virtuelles Führungskonzept übertragen werden. Wir geben Ihnen Tipps, wie virtuelle Teamführung gelingen kann.
Vorbildfunktion der Führungskraft
Werden Sie sich darüber bewusst, dass Sie im Homeoffice - wie im Büro - eine Vorbildfunktion haben. Die gewünschten Verhaltensweisen sollten Sie selbst vorleben. Eigenmotivation kann Ihnen als Führungskraft selbst, aber auch Ihren Mitarbeitern schwer fallen. Fördern Sie deshalb die Selbstständigkeit Ihrer Mitarbeiter, indem Sie Verantwortung für Aufgabenbereiche delegieren und den Erfolg anhand von gemeinsam gesetzten Zielen messen. Lassen Sie Ihren Führungsstil nicht von Kontrolle dominieren, denn diese ist im Homeoffice nur bedingt umsetzbar. Überlegen Sie, wie Sie mit regelmäßigen Maßnahmen die Bindung zu Ihrem Team aufrecht erhalten und stärken können. Erkundigen Sie sich nach dem Befinden Ihrer Mitarbeiter und nehmen Sie dabei die Interessen und Bedürfnisse Ihrer Teammitglieder wahr. Verbreiten Sie bewusst positive Stimmung, indem Sie mit dem Team positive Momente, Erfolge und Lerneffekte teilen.
Selbstständigkeit und Selbstorganisation fördern
Der Prozess in die Selbstorganisation von Mitarbeitern geht nicht von heute auf morgen. Führen Sie es deshalb Schritt für Schritt ein und geben Sie vor allem am Anfang noch viel Hilfestellung. Mitarbeiter, die lange Zeit in starren Hierarchien gearbeitet haben müssen erst lernen sich selbst zu organisieren, Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen einzubringen.
- definieren Sie gemeinsame Ziele
- legen Sie Rahmenbedingungen und die Richtung fest, den Weg finden Ihre Mitarbeiter
- geben Sie kleineren Teams oder einzelnen Mitarbeitern die Entscheidungshoheit, damit sie Probleme alleine lösen können
- gehen sie dabei auch auf die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter ein
- kommunizieren Sie wie Entscheidungen getroffen werden sollen
- geben Sie Ihren Mitarbeitern Werkzeuge und Methoden für die Entscheidungsfindung an die Hand
- messen Sie den Erfolg anhand der Zielerreichung
- etablieren Sie eine offene Fehlerkultur und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zu selbstständigen Lernen
- regelmäßige Besprechungen mit den Teams und Einzelgespräche bleiben dabei weiterhin unabdingbar
Kenntnis der digitalen Tools
Grundlage für eine funktionierende digitale Zusammenarbeit ist die Kenntnis der Arbeitsmittel. Als Führungskraft sind Sie auch bei der Auswahl der passenden, für Ihr Team sinnvollen Tools zur Zusammenarbeit involviert. Sowohl für die Auswahl, als auch für die Arbeit damit sind neue Kompetenzen erforderlich. Der selbstverständliche Umgang mit den gewählten Tools sollte den Mitarbeitern vorgelebt werden.
Es gibt Tools für Audio- und Videokonferenzen, für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien, Chaträume oder auch Werkzeuge zum Projektmanagement. Dazu zählen beispielsweise Slack, Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings & Teams, Amazon Chime oder GoToMeeting, aber auch Dropbox, Share Point und Trello. Informieren Sie sich, testen Sie und entscheiden Sie, welche Tools für Ihr Team zielführend sind. Weniger kann hier auch mehr sein.
Planung, Strukturierung und Etikette
Wie bei Präsenzmeetings sollten auch Audio- und Videokonferenzen geplant und strukturiert sein. Stellen Sie eine Agenda auf, legen Sie fest, wie lange ein Meeting dauern soll und dokumentieren Sie das Besprochene, die Ergebnisse und das weitere Vorgehen. Aufgaben und Ziele müssen jedem klar werden.
Mimik, Gestik und andere körperliche Signale sind in der virtuellen Kommunikation schwächer. Um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden, stellen Sie zu Beginn Regeln für die Zusammenarbeit im Team auf. An diese Etikette soll sich jeder halten, auch Sie als Führungskraft. Regeln Sie hier wie mit Konflikten umgegangen wird, wie genau kommuniziert wird und wie Informationen weitergegeben werden. Auch sollten Sie darauf achten, dass jeder zu Wort kommt. In großen Meetings per Video können einzelne Mitarbeiter schon mal unter gehen oder Hemmungen haben, sich zu melden.
Mögliche Regeln zur Zusammenarbeit:
- Vorbereitung: Die für ein virtuelles Meeting relevanten Inhalte werden vorab mit der Agenda zugesendet. Die virtuelle Abstimmung beschränkt sich auf das Klären offener Fragen, das Treffen von Entscheidungen und das weitere Vorgehen.
- Regelmäßigkeit: Legen Sie feste Meetingtermine pro Team und für die Abstimmung unter Teams fest.
- Kommunikation priorisieren: Kommunizieren Sie, bei welchen Themen Anrufe, Emails oder Meetings sinnvoll sind. Einfache Fragen oder Terminabsprachen können meist per Email geklärt werden. Entscheidungsfindungen oder Strategiefragen sind per Meeting einfacher umzusetzen.
- Verantwortlichkeiten festlegen: Schaffen Sie Transparenz, indem Sie Aufgabebereiche klar abgrenzen und Wege der Berichterstattung festlegen.
- Moderation festlegen: Definieren Sie, dass pro Meeting ein Moderator ernannt wird. Er kümmert sich um den Zugang zum virtuellen Meeting, bereitet die Agenda vor und leitet das Gespräch. Der Moderator verhindert das Ausufern von Themen, indem er offene Fragen notiert und die Klärung im Anschluss an das Meeting initiiert.
- Jeder kommt zu Wort: Jeder stellt vor wie weit er/sie in der Zielerreichung fortgeschritten ist, am Ende ist Raum für offene Fragen. Wenn jemand präsentiert, sollten alle anderen währenddessen ihr Mikrofon auf stumm schalten.
Kommunikation
Kommunikation ist das A und O. Kommunizieren Sie zu jeder Zeit transparent und offen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter insbesondere in unsicheren Zeiten wie diesen über die Vorgänge und Entscheidungen im Unternehmen. Das stärkt die Motivation und das Vertrauen. Haben auch Sie Vertrauen in Ihr Team, denn fehlendes Vertrauen ist der häufigste Grund für das Scheitern digitaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeitsmoral in Deutschland ist geprägt von einer Anwesenheitskultur. Oftmals herrscht das Credo: Wer nicht lange arbeitet und bis spät abends im Büro sitzt, arbeitet nicht genug. Die Homeoffice-Arbeitswelt verschiebt den Fokus von den abgearbeiteten Stunden hin zu den erzielten Ergebnissen. Eine gelebte Vertrauenskultur sollte die - im Homeoffice nicht umsetzbare - kontrollfokussierte Führung ersetzen.
Beziehungsebene
Wichtig für das Vertrauen ist auch die Beziehungsebene. Die informellen Gespräche im Flur oder in der Kaffeeküche fallen weg. Deshalb ist die soziale Seite umso wichtiger. Kommunikation wird durch digitale Tools schneller und kann dadurch unpersönlicher werden. Reden Sie über Unsicherheiten und erhalten sie den persönlichen Kontakt aufrecht. Es passiert oft, dass durch virtuelle Zusammenarbeit der Fokus auf das Inhaltliche reduziert wird, versuchen Sie aber auch die Beziehungsarbeit mit Ihren Mitarbeitern und ebenso untereinander zu stärken. Das Gefühl der Zugehörigkeit zum Team sollte im Hinblick auf die Zufriedenheit, Motivation und Bindung der Mitarbeiter besonders im Homeoffice nicht zu kurz kommen.