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Gelungenes Onboarding oder Nachbesetzung?

 

Das Besetzen von Vakanzen wird durch den Fach- und Führungskräftemangel zunehmend zeit- und ressourcenaufwendig. Wenn Ihre Integrationsbemühungen nicht überzeugen, kann diese Investition schnell ins Leere laufen. Immerhin denken 15% der neu angestellten Mitarbeiter nach einer Studie von Haufe bereits am ersten Tag über eine Kündigung nach. 28% der befragten Personalverantwortlichen haben zudem schon Kündigungen vor dem Arbeitsantritt erhalten. Vermeiden lässt sich der vorzeitige Absprung durch gezieltes Onboarding.

 

 

Onboarding umschreibt als Begriff die Aktivitäten, die vor, während und nach dem Arbeitseintritt im Unternehmen durchgeführt werden, um:

  • systematisch auf die Aufgabe und Position vorzubereiten 
  • schneller in die volle Leistungsfähigkeit zu bringen
  • einen angenehmen Einstieg zu ermöglichen
  • Wertschätzung zu geben (Motivation und Mitarbeiterbindung)
  • die Identifikation mit dem Unternehmen zu stärken (Employer Branding)

 

Onboarding = fachliche Einarbeitung?

Wer Onboarding als das Vermitteln fachlichen Wissens versteht, greift zu kurz. Nach der Stepstone-Studie „Glück am Arbeitsplatz“ machen vor allem gute Beziehungen zu Kollegen, sowie klare Anforderungen und Ziele einen perfekten Arbeitsplatz aus. Ob ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen bleibt, ist nicht nur von dem fachlichen Aspekt beeinflusst.
Wir verfolgen im Onboarding einen ganzheitlichen Ansatz, der auf drei Säulen basiert:

01. fachliche Integration
02. soziale Integration
03. wertorientierte Integration

Die gelebte Integration neuer Kollegen führt zu einer Willkommenskultur im Unternehmen. Dabei gibt es einen standardisierten Integrationsprozess, der individuell – je nach Einstiegsposition und persönlichen Anforderungen – auf den neuen Mitarbeiter angepasst wird. 

 

Welchen Zeitrahmen umfasst Onboarding?

Die Integration eines neuen Mitarbeiters kann in drei Phasen aufgeteilt werden:

01. Zeitspanne zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsantritt
02. erste Arbeitswoche
03. restliche Probezeit

 

Was ist vor dem Arbeitseintritt zu beachten?

Sie waren erfolgreich. Der von Ihnen ausgewählte Kandidat hat den Arbeitsvertrag unterzeichnet. Im Regelfall vergehen nun noch Wochen bis Monate, bis Ihr neues Talent seine Position antritt. Sie können diese Phase nutzen um:

  • einen reibungslosen Arbeitsstart vorzubereiten
  • den neuen Mitarbeiter bereits jetzt an Ihr Unternehmen zu binden

 

Checkliste für Vorfreude beim neuen Mitarbeiter

  • Gibt es einen Einarbeitungsplan? Wurde dieser mit dem neuen Mitarbeiter abgestimmt? Mögliche Inhalte eines Einarbeitungsplans sind:
    • die Vorstellung der Kollegen und Ansprechpartner
    • die Benennung eines Paten / Mentoren
    • der Ablauf der betrieblichen Einarbeitung
    • die Aufgaben und Projekte der Position
    • die fachlichen und persönlichen Ziele
    • ein Konzept und konkrete Maßnahmen zum Kompetenzaufbau
    • Termine für Mitarbeitergespräche
  • Ist der Arbeitsplatz des neuen Kollegen voll ausgestattet? 
    • Sind die Berechtigungen zu der genutzten Software und Hardware eingerichtet (PC, interne Kalender, Intranet, Drucker, Programme, etc.)?
    • Hat er Zugang zu den relevanten Räumen und Materialen?
  • Sind die relevanten Stellen über den Eintrittstag und -ablauf informiert? Denken Sie an:
    • den Empfang / die Unternehmenszentrale
    • die direkten Kollegen und Vorgesetzten
    • die/den Pate/n und Mentor/en
  • Haben Sie sichergestellt, dass direkte Kollegen und der Vorgesetze am Eintrittstag verfügbar sind?
  • Haben Sie die Führungskraft gebrieft, die den Integrationsprozess begleiten wird?
  • Stehen Sie bereits jetzt im Dialog mit Ihrem neuen Mitarbeiter? 
    • Haben Sie dem neuen Mitarbeiter vorab Informationen über Ihr Unternehmen (Informationsmaterial, Zugang zum Intranet, etc.) zur Verfügung gestellt?
    • Ist er zu Firmenfesten, Trainings und anderen Veranstaltungen, die in der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsantritt liegen, eingeladen?
    • Erhält er zirka eine Woche vor Eintritt ein Begrüßungsschreiben, das ihn über den Ablauf seines ersten Arbeitstages informiert?

 

Die erste Woche setzt die Segel

Ein gelungener Start setzt eine gute Vorbereitung und eine gelebte Willkommenskultur voraus. Je reibungsloser das Onboarding im Unternehmen verläuft, desto positiver sind auch bestehende Kollegen neuen Mitarbeitern gegenüber eingestellt. Sie investieren hier indirekt in Ihre Unternehmenskultur.

 

Wie schafft man einen Start, der motiviert?

  • Wird der neue Mitarbeiter am Empfang namentlich und freundlich begrüßt?
  • Ist der Vorgesetzte am Eintrittstag anwesend, um den Mitarbeiter persönlich willkommen zu heißen?
  • Wurde ein direkter Kollege / Pate instruiert, die Räumlichkeiten und Kollegen persönlich vorzustellen?
  • Ist der Arbeitsplatz zielführend ausgestattet und funktionstüchtig?
  • Findet der Mitarbeiter dort einen kleinen Willkommensgruß, wie bspw. einen Blumenstrauß oder eine Willkommenskarte?
  • Findet der Mitarbeiter am Platz eine Onboarding-Mappe? Sinnvolle Inhalte sind:
    • Informationen zum Unternehmen
    • die Vorstellung der Räumlichkeite
    • eine kurze Präsentation der Kollegen mit Bild
    • die Kontaktdaten weiterer Ansprechpartner (Ansprechpartner in der Personalabteilung, Dienstleister, IT-Support, etc.)
    • Informationen zum Urlaubs- und Arbeitszeitmodell sowie Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
    • die Vorstellung der Unternehmensbenefits wie interne Weiterbildungsmöglichkeiten, Informationsveranstaltungen, BGM-Angebote, Verpflegung, etc.
    • Hinweise zum Umgang miteinander (Verhaltenscodex, Informationen zur Unternehmenskultur, etc.)
    • Büro- oder Werkstattrichtlinien, Sicherheits- und Datenschutzverordnungen sowie Regelungen zur privaten Nutzung von Hardware
    • Manuals für technische Fragen (bspw. die Anleitung für die Telefonanlage und das Firmenhandy, sowie für weitere Soft-/Hardware)
  • Ist das Team dafür sensibilisiert, den neuen Mitarbeiter in die Mittagspause mitzunehmen
  • Kommt am Ende des Tages der Vorgesetzte oder HR-Verantwortliche auf den Mitarbeiter zu, um nach dem ersten Eindruck zu fragen?

 

Wie bleibt Ihr neuer Mitarbeiter an Bord?

 

> Zusammenhalt fördern
Ein wesentlicher Punkt für das erfolgreiche Ankommen in der Probezeit ist die soziale Integration. Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit, die neuen Kollegen, sowie die Werte und Kultur des Unternehmens kennenzulernen. Teamevents schaffen Beziehungen, die über die Zusammenarbeit hinausgehen. Welcome-Days und Einführungsveranstaltungen sind gut geeignet, um die Vision und Werte des Unternehmens zu vermitteln. Im besten Fall werden diese durch die Geschäftsführung persönlich gehalten – eine direkt spürbare Wertschätzung für neue Mitarbeiter.

 

> Feedback einholen und Perspektiven bieten
Die Einarbeitung eines Mitarbeiters ist ein gemeinsamer Weg. Holen Sie sich regelmäßig das Feedback Ihres neuen Mitarbeiters ein, binden Sie dabei auch direkte Kollegen ein. Regelmäßige Mitarbeitergespräche, in denen Ziele gesetzt, ihre Erreichungsgrad geprüft und die Weiterentwicklung geplant werden, führen zu Klarheit auf beiden Seiten. Wenn Sie die Termine hierfür bereits im Einarbeitungsplan festlegen, zeigen Sie Wertschätzung und Verbindlichkeit.

 

> Stolpersteine beheben
Das Zusammentreffen neuer Perspektiven und langjähriger Erfahrung endet schon mal in Konflikten. Verschiedene Generationen haben unterschiedliche Wertevorstellungen. Sprechen Sie wahrgenommenen Unmut offen an und bieten Sie bei Bedarf auch Einzelgespräche an. Fragen Sie nach Erwartungen und ermutigen Sie dazu, gemeinsam Lösungen zu finden.

 


 

Die Integrationsbetreuung ist ein fester Bestandteil unserer Recruiting-Projekte. Wir haben über 1000 Stellen für unsere Klienten besetzt und kennen die Stolpersteine und Stellhebel für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung ab dem Tag der Vertragsunterzeichnung.
Gerne beraten wir Sie weiterführend oder unterstützen Ihr Team mit gezieltem Integrationscoaching. Schicken Sie uns hier eine kurze Nachricht. Wir freuen uns auf Sie!

 





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